PowerPoint intègre depuis longtemps les SmartArt, ces graphiques intelligents qui génèrent des organigrammes à partir d’une simple liste de noms. C’est la méthode de base pour créer rapidement une structure hiérarchique : vous tapez les noms, PowerPoint crée les boîtes et trace les connexions. Simple et efficace pour les organigrammes standards. Mais voilà, les organigrammes d’entreprise sont rarement standards.
Les choses se compliquent pour les structures matricielles, les équipes projets transversales et les rattachements multiples, etc. La réalité organisationnelle déborde les cases prévues par Microsoft. Faisons le point sur les autres méthodes possibles.
Les différentes approches pour créer un organigramme dans PowerPoint
La première option : recycler le modèle prédéfini.
C’est souvent le cas dans les grandes entreprises où l’agence Powerpoint qui a créé le template a pensé à inclure plusieurs variantes. Si vous avez cela, utilisez-le. Si votre template corporate inclut déjà des modèles d’organigramme, c’est souvent le choix le plus judicieux. Les espacements sont calculés, les typographies respectent votre charte graphique, les couleurs sont déjà en place. Vous gagnez du temps et vous garantissez une certaine cohérence avec le reste de vos supports.
La deuxième option : les SmartArt.
C’est la fonctionnalité native de PowerPoint. Le logiciel gère automatiquement les connexions et l’équilibrage des éléments. Pratique pour un organigramme simple à cinq ou dix personnes. Moins évident quand votre DRH vous demande d’intégrer les 47 managers de l’entreprise avec leurs rattachements croisés !
La troisième option : tout construire avec les formes de base.
Rectangles, lignes, connecteurs : vous assemblez votre organigramme pièce par pièce. C’est la méthode la plus chronophage au départ, mais aussi la plus flexible. Vous pouvez représenter n’importe quelle structure, même la plus complexe, et personnaliser chaque élément individuellement.
Pour choisir, regardez votre organigramme à plat dans un brouillon. Si celui-ci rentre dans un schéma pyramidal classique avec maximum 20 personnes, SmartArt fera amplement l’affaire. S’il y a des particularités (postes partagés, liens transversaux, structures matricielles) ou plus de 30 personnes, passez directement à la méthode manuelle.
Méthode 1 : Créer un organigramme PPT avec un modèle prédéfini
Où trouver et comment rechercher des modèles d’organigrammes
PowerPoint cache une bibliothèque de modèles assez fournie. Sur Windows, il faut aller dans l’onglet « Fichier », puis « Nouveau », une barre de recherche vous attend. Sur Mac, il faudra aller dans « Fichier » puis « Nouveau à partir d’un modèle ». Il y a une fenêtre qui s’ouvre avec une barre de recherche. Tapez « organigramme » ou « organization chart » si vous voulez élargir les résultats aux modèles en anglais.
La recherche fouille à la fois dans les modèles Microsoft… et dans les contributions de la communauté.
Forcément, les résultats sont variables en qualité. Certains offrent un rendu moderne et plaisant, d’autres sont nettement moins esthétiques.
Comment sélectionner et personnaliser un modèle
Une fois votre modèle choisi, le travail de personnalisation commence. PowerPoint ouvre le modèle avec des zones de texte préformatées et des noms génériques. Le remplacement du contenu est intuitif, mais voici ce qu’il faut éviter :
- D’abord, vérifiez que la structure du modèle correspond à votre organisation. Si le modèle prévoit trois niveaux hiérarchiques et que vous en avez cinq, mieux vaut changer de modèle tout de suite plutôt que de bricoler des ajouts qui déséquilibreront l’ensemble.
- Ensuite, ne surchargez pas les boîtes. Un nom, un titre, éventuellement un département. Au-delà, créez plutôt un annuaire détaillé en annexe. L’organigramme doit rester lisible, même projeté dans une salle de réunion mal éclairée.
Avantages et limites de cette méthode
Cette approche par modèle convient parfaitement aux structures classiques et aux besoins ponctuels. Vous avez un organigramme présentable en quinze minutes, le rendu professionnel est garanti si vous choisissez un bon modèle de départ.
Les limites apparaissent avec les structures complexes. Les modèles sont pensés pour des organisations pyramidales standard. Dès que vous avez une poignée de rattachements, des équipes projets ou des filiales, le modèle devient peu pertinent.
Méthode 2 : Créer un organigramme avec SmartArt
Accéder à la fonction SmartArt et choisir une hiérarchie
Les SmartArt se trouvent dans l’onglet « Insertion », section « Illustrations ». Le menu qui s’ouvre présente une galerie organisée par catégories. Pour un organigramme, direction la catégorie « Hiérarchie ».
PowerPoint propose une dizaine de variantes : organigramme vertical classique, horizontal pour les structures plus larges que hautes, avec photos pour humaniser, en cercle pour les organisations moins hiérarchiques.
Ajouter votre texte et structurer les niveaux
L’interface SmartArt propose deux façons de saisir les informations :
- Le volet de texte, qui s’ouvre sur le côté, fonctionne avec un plan hiérarchique. Chaque ligne correspond à une boîte, l’indentation définit le niveau hiérarchique. Une tabulation descend d’un niveau, Maj+Tab remonte.
- Le clic direct dans les formes, afin de saisir le texte. Cette méthode devient un petit peu laborieuse au-delà de dix éléments.
D’expérience, le volet texte reste plus efficace pour les structures importantes. Avec en plus l’avantage de voir l’ensemble de la hiérarchie d’un coup d’œil.
Signalons que SmartArt ajuste automatiquement la taille du texte pour que tout rentre dans les boîtes. Résultat, si vous avez un nom très long quelque part, toutes les polices rétrécissent pour maintenir l’homogénéité. Il faut donc garder les intitulés courts, ou du moins cohérents en longueur.
Personnaliser l’apparence et les couleurs
Les SmartArt arrivent avec un style parfois un peu trop chamarré. Heureusement, il y a des options de personnalisation accessibles dans les onglets contextuels. Elles apparaissent quand vous sélectionnez le graphique.
L’onglet « Création » permet de changer les couleurs d’ensemble et d’appliquer des styles prédéfinis. Pratique pour une harmonisation rapide, mais attention : ces styles appliquent souvent des effets (ombres, reflets, 3D) qui alourdissent le visuel. Pour un rendu professionnel, privilégiez les styles les plus sobres ou personnalisez manuellement via l’onglet « Format ».
Méthode 3 : Créer un organigramme original avec les formes de base
Utiliser les formes et les connecteurs de PowerPoint
Cette approche est plus artisanale que les deux premières. Commencez dans l’onglet « Insertion », menu « Formes ». Vous choisissez vos briques de base : rectangles pour les postes, lignes ou connecteurs coudés pour les liens hiérarchiques. Chaque élément vient se placer (individuellement) sur la slide.
L’expérience nous apprend que les connecteurs méritent une attention toute particulière. Contrairement aux simples lignes, ils s’accrochent aux formes et maintiennent la connexion même si vous déplacez les éléments. Un gain de temps considérable lors des ajustements !
Pour les activer, approchez l’extrémité du connecteur d’une forme : des points d’ancrage apparaissent. Cliquez sur l’un d’eux, le connecteur s’y attache magnétiquement.
Pour le reste, la construction se fait niveau par niveau. Vous commencez par le sommet de la hiérarchie, placez le niveau suivant, connectez, et ainsi de suite.
Techniques pour maintenir l’alignement et la cohérence
Un organigramme construit manuellement peut vite ressembler à un schéma fouillis si vous ne mobilisez pas les outils d’alignement de PowerPoint.
Les repères et le quadrillage sont fort utiles. Activez-les par un clic droit sur la slide, puis « Quadrillage et repères ». Les lignes qui apparaissent servent de structure invisible pour aligner vos éléments. Vous pouvez même créer des repères personnalisés en les faisant glisser depuis les règles.
L’outil d’alignement automatique est également très utile. Sélectionnez plusieurs formes avec Maj+clic, puis dans « Format » > « Organiser » > « Aligner ». Les options permettent d’aligner sur les bords, les centres, ou de répartir uniformément l’espace entre les éléments.
Pour davantage de cohérence visuelle, vous créez d’abord une forme « modèle » avec tous les attributs voulus (taille, couleur, police, etc.), puis vous la dupliquez autant que nécessaire. Cela vous évite de reformater chaque élément.
Avantages de cette méthode pour les structures complexes
Cette méthode manuelle est inévitable avec les structures atypiques : rattachements multiples, liens fonctionnels en pointillés, équipes projets transversales, etc.
Vous pouvez utiliser des codes couleurs sophistiqués (un pour chaque département), varier les formes selon les types de postes (rectangles pour les CDI, rectangles arrondis pour les stagiaires), ajouter des photos ou des icônes en guise de trombinoscope.
Cette flexibilité justifie l’investissement initial en temps, surtout pour un organigramme appelé à évoluer régulièrement !
Quelques erreurs à éviter
La surcharge d’information
L’erreur la plus récurrente consiste à transformer l’organigramme en annuaire ou base de données. Nom, prénom, titre complet, département, téléphone, email, date d’arrivée, etc. Si bien que les boîtes deviennent illisibles et l’organigramme perd sa fonction première : montrer la structure en un coup d’œil.
Mieux vaut vous limiter à trois informations maximum par boîte. En règle générale le nom, le titre et éventuellement le département. Pour le reste, créez un document annexe ou utilisez les commentaires PowerPoint.
L’oubli de la maintenance
Avec les départs et les arrivées, un organigramme est forcément amené à être actualisé. Or beaucoup d’entreprises créent un bel organigramme pour une présentation, puis l’oublient dans un coin du serveur. Pensez à sa maintenance dès la création.
Typiquement, songez à documenter votre méthode quelque part dans le fichier (en commentaire ou sur une slide masquée). Notez les polices utilisées, les codes couleurs, la logique de construction. Idéalement, créez une « notice » qui permettra à quelqu’un d’autre de faire les mises à jour sans tout chambouler.
Conclusion
Créer un organigramme efficace dans PowerPoint demande moins de maîtrise technique que de méthode. Chez Praesens, nous incluons systématiquement plusieurs modèles d’organigrammes dans les templates que nous créons pour nos clients. Avec différentes variantes : structures simples, structures matricielles, avec ou sans photos. Si votre template corporate n’en contient pas, c’est peut-être le moment de le faire évoluer.
